Zelf een fotoreis organiseren

We zien het steeds vaker: fotografen die besluiten om een paar keer per jaar een fotografiereis te organiseren. Dat snappen we: reizen en fotograferen op reis vind is één van de leukste dingen die er zijn.

Mag ik zelf een fotografie groepsreis organiseren?

Op de vraag of je zelf een fotografie groepsreis mag organiseren is het antwoord vrij eenvoudig: ja dat mag. In Nederland mag iedereen (groeps)reizen samenstellen en verkopen. Wat veel mensen echter vergeten is dat hoewel er geen speciale vergunningen nodig zijn, je wel te maken krijgt met de Europese Richtlijn Pakketreizen. Deze Europese regelgeving geldt ook voor jou wanneer je als fotograaf besluit af en toe een fotoreis te organiseren, deze fotoreis is namelijk een pakketreis.

Is een fotografiereis een pakketreis?

De Europese Richtlijn Pakketreizen bestaat al sinds de jaren negentig, maar is in 2018 behoorlijk aangescherpt. Het is vrij pittige wetgeving en legt veel verantwoordelijkheden bij de pakketreisaanbieder.

Een reis is een pakketreis wanneer deze uit minimaal twee reisdiensten bestaat en dit product meer dan 24 uur beslaat of een overnachting bevat. Een reisdienst is bijvoorbeeld vervoer, verblijf of een activiteit. De dienst moet een essentieel onderdeel zijn van de reis. Bij een fotoreis vallen daarmee alle fotografieonderdelen onder de noemer reisdiensten en zijn daarmee onderdeel van de pakketreis.

Welke verantwoordelijkheden heb ik bij een fotoreis?

De belangrijkste verantwoordelijkheden die je hebt als reisorganisator van pakketreizen zijn: Insolventiebescherming, informatieplicht, hulp en bijstand, schadevergoeding, boeking, klachtenafhandeling, etc.

• Insolventiebescherming is ook bij fotoreizen een wettelijke eis. Wanneer een organisatie pakketreizen aanbiedt, dan is deze organisatie wettelijk verplicht om maatregelen te treffen in het geval van een faillissement of dreigend faillissement. Dit is de absolute minimaal wettelijke verplichting voor elke pakketreisaanbieder, ook voor jou fotoreisaanbieder De Autoriteit Consument en Markt (ACM) controleert hierop.
  Gelukkig zijn er diverse oplossingen om dit te regelen door je aan te sluiten bij één van de vier garantieregelingen. De meest laagdrempelige is STO Garant, daarnaast zijn Garantiefonds GGTO en VZR Garant heel betaalbare en toegankelijke regelingen. Het meest bekende garantiefonds is SGR. 
   
• De informatieplicht bij een pakketreis staat duidelijk in de wetgeving omschreven en wordt door de autoriteiten grote waarde aan gehecht. Je bent verplicht om de reiziger voor het sluiten van de pakketreisovereenkomst duidelijk te informeren over zijn/haar rechten en plichten en de bijbehorende consumentenbescherming. Deze informatie dient op een duidelijke begrijpelijke en in het oog springende manier te worden vermeld.
   
• Hulp en bijstand bij onvoorziene omstandigheden en calamiteiten. Je bent als organisator van een pakketreis ten alle tijde verantwoordelijk voor de veilige uitvoer van jouw reis. Aansprakelijkheden zijn niet uit te sluiten, ook niet in je reisvoorwaarden.

Op de pagina Reisorganisatie Starten geven we een kort overzicht van enkele belangrijke zaken waar je aan moet denken als je besluit je zelf reizen gaat organiseren of besluit eigen reisonderneming te starten. Heb je daarna nog vragen, dan is het ook mogelijk ons Handboek voor Startende Reisorganisaties aan te schaffen. 

Is een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor fotoreizen echt nodig?

Boekt een klant een pakketreis bij jou, dan ben je als reisorganisator verantwoordelijk. Sterker nog: je wordt zelfs verantwoordelijk voor de partners waar je mee samenwerkt op de bestemming. Gaat er dan wat mis - al is het niet direct jouw schuld - dan kan jij aansprakelijk worden gesteld.

Als bescherming voor jouzelf, maar ook voor jouw klanten zou elke pakketreisaanbieder een goede bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering moeten afsluiten. Deze aansprakelijkheidsverzekering moet ook daadwerkelijk jouw pakketreisactiviteiten dekken, anders betaal je premie zonder daadwerkelijk verzekerd te zijn en dat is zonde.

Reisbureauregeling fotoreis: btw werkt anders bij reizen

Naast de Europese Richtlijn Pakketreizen krijgt elke organisatie die reizen organiseert te maken met de Reisbureauregeling. Dit is speciale btw-regelgeving voor alle organisaties die reizen organiseren binnen Europa. Dit geldt ook voor jou als je een yogareis gaat verkopen met een bestemming binnen Europa. Lees meer over deze regeling op de pagina Reisbureauregeling.

Wordt de fotoreis dan niet te duur?

Veel ondernemers besluiten om niets te regelen of niet na te denken over de gevolgen van de Europese Richtlijn Pakketreizen. Soms vanuit de angst dat de verkoop van de reis te duur wordt besluiten of omdat ze het veel regelwerk vinden om e.e.a. uit te zoeken.

Natuurlijk hebben de verplichte garantieregeling en een goede bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering invloed op de kosten die je maakt en daarmee ook invloed op de verkoopprijs van de reis. Bedenkt echter dat wanneer je dit niet goed regelt, je niet voldoet aan de Nederlandse en Europese wetgeving en zowel jij en jouw klant grote risico’s lopen. Risico’s die je niet moet onderschatten. Regel je dit niet goed, dan blijft er van een ontspannen fotografiereis niet veel over.