Reisorganisatie starten

Je wilt een reisorganisatie starten of je bent er net één net gestart en nu wil je weten wat je allemaal moet doen om aan de slag te gaan. Of ben je een organisatie of ondernemer buiten de reisbranche en organiseer af en toe een reis?

Op deze pagina geven we een kort overzicht van enkele belangrijke zaken waar je aan moet denken als je besluit je zelf reizen gaat organiseren of besluit eigen reisonderneming te starten. Heb je daarna nog vragen, dan is het ook mogelijk ons Handboek voor Startende Reisorganisaties aan te schaffen. 

Er is geen speciale vergunning nodig voor je reisonderneming

Om te beginnen mag iedereen in Nederland reizen organiseren. Bovendien heb je om een reisorganisatie te kunnen beginnen geen speciale vergunningen of diploma’s nodig.  Het opzetten en runnen van een reisorganisatie zal veel tijd vragen, ook als je dit naast bijvoorbeeld een andere baan wilt doen.

Daarnaast dien je je te realiseren dat er een Europese wetgeving die is opgesteld om reizigers de juiste bescherming te bieden. Deze Europese Richtlijn Pakketreizen legt een heleboel verantwoordelijkheden bij reisaanbieders van pakketreizen en gekoppelde reisarrangementen. Denk bijvoorbeeld aan: insolventiebescherming, informatieplicht en hulp en bijstand.

Zo zijn pakketreisaanbieders bijvoorbeeld verplicht een garantieregeling te hebben tegen financieel onvermogen. Tevens legt deze regelgeving veel verantwoordelijkheid én aansprakelijkheid bij de reisorganisatie.

Europese Regelgeving rondom Pakketreizen

De Europese Richtlijn Pakketreizen bestaat al sinds 1990 en is opgesteld om reizigers de juiste bescherming te bieden bij de aankoop van een combinatie van reisdiensten die gekwalificeerd wordt als een pakketreis.

Hierdoor raakt deze regelgeving ook veel ondernemers en organisaties buiten de reisbranche, zoals schoolreizen, yogareizen, fotografiereizen. Helaas blijkt het dat veel bedrijven en ondernemers hier niet van op de hoogte zijn. Naast de oprekking van de definitie pakketreis is in 2018 ook de aansprakelijkheid en informatieplicht van pakketreis aanbieders aanzienlijk uitgebreid.

Ik organiseer maar één of twee reizen reis per jaar, moet ik dan ook aan de regelgeving voldoen?

Ook wanneer je geen reisorganisatie bent, maar je wel één of twee reizen per jaar organiseert die aan de wettelijke omschrijving van Pakketreizen voldoet, dan val je onder de Europese Richtlijnen Pakketreizen. Dit geldt dus ook voor een yogaschool die een yogaretraite organiseert, een school die een paar dagen met haar leerlingen op schoolreis gaat, een fotograaf die een fotoreis plant, een coach die een inspiratie of coaching reis organiseert enzovoort.

• Lees ook; Zelf een yoga reis organiseren

Wat is het verschil tussen een reisorganisatie en een reisbureau?

Een reisorganisatie is niet hetzelfde als een reisbureau. Een reisbureau zorgt voor de bemiddeling tussen de consument en een reisorganisatie. Je kan een reisbureau daarmee zien als een tussenpersoon, die met verschillende organisaties en maatschappijen werkt.

Een reisorganisatie wordt ook wel touroperator genoemd. Deze stelt een reis samen uit verschillende reisdiensten, zoals bijvoorbeeld de overnachtingen, vervoer en activiteiten. Wanneer een reis bestaat uit diverse reisdiensten en langer dan 24 uur, wordt dit vaak een pakketreis genoemd.

Bij de Kamer van Koophandel moet je opgeven of je aan reisbemiddeling of aan reisorganisatie doet. Ze gebruikten daar verschillen de SBI-codes voor:

• Reisbemiddeling valt onder SBI-code 7911
• Reisorganisatie valt onder SBI-code 7912

Is het verplicht om Algemene Reisvoorwaarden te hebben?

Hoewel het niet wettelijk verplicht is om Algemene Reisvoorwaarden te hebben, zal in de praktijk elke reisorganisatie deze hanteren. Door het opstellen van Algemene Reisvoorwaarden kan jij de voorwaarden bepalen waaronder jij je reizen wilt organiseren, uiteraard binnen de regels die de Europese Regelgeving stelt.

De wet staat namelijk altijd boven jouw algemene voorwaarden. Ben je lid van VvKR? Dan kan je gebruik maken van modelreisvoorwaarden, welke gebaseerd zijn op de Europese wetgeving. Kopier nooit zomaar de Reisvoorwaarden van een ander, zeker als je zelf nieuw en onbekend bent in de reisbranche.

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering voor pakketreizen?

Hoewel het niet wettelijk verplicht is om een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) af te sluiten, is het gezien de strenge regelgeving rondom pakketreizen aan te raden om dit wel te doen. Het sluiten van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering is voor jou als ondernemer van belang om grote financiële consequenties af te dekken bij een eventuele claim. Maar ook voor je klanten, zodat ze schadeloos kunnen worden gesteld bij een schade. Misschien is de premie hoog ten opzichte van je omzet, maar vergeet niet dat je grote financiële risico´s loopt bij een eventuele letselschade (waar je misschien zelf niets aan kunt doen, maar wel aansprakelijk voor bent). 

Het is mogelijk om je collectief te verzekeren als VvKR-lid. Meer informatie hierover kan je opvragen bij het Secretariaat van VvKR via info@vvkr.nl.

Indien je lid wilt worden van VvKR dan ben je wel verplicht om de juiste bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Wij controleren altijd of de verzekering aan onze voorwaarden voldoet. Bij twijfel, neem dan altijd contact op met het Secretariaat van VvKR via info@vvkr.nl.

VvKR biedt startende reisondernemers advies

Als startende reisondernemer heb je waarschijnlijk veel vragen en waarschijnlijk ben je op zoek naar wat je allemaal moet regelen om je zaken goed op orde te hebben. VvKR kan je hierbij helpen en geeft je graag advies om je verder op weg te helpen.

Hoe regel ik vliegtickets voor mijn klanten?

Bied je reizen aan naar bestemmingen waar je naar toe kan of moet vliegen dan kan je ervoor kiezen je reizen met of zonder vliegtickets te verkopen.

Wanneer je besluit je reizen inclusief vliegtickets te verkopen heb je verschillende opties hoe je dit wil organiseren.

• Je wordt IATA-agent (=Air Transport Association), maar voor een kleine reisorganisatie is dit eigenlijk onbetaalbaar.
• Je zoekt en regelt de vliegtickets zelf bij de vele luchtvaartmaatschappijen. Voor touroperators is dit niet gebruikelijk en dit heeft veel nadelen.
• Je zoekt ondersteuning in vliegtickets door middel van een consolidator. Consolidators denken met je mee en werken als partner met je samen. Wil je meer informatie over consolidators? Neem dan contact op met VvKR via info@vvkr.nl.

De Reisbureauregeling

Als reisondernemer kan het zijn dat je te maken krijgt met een speciale BTW-regeling, namelijk de Reisbureauregeling.

Wanneer je een reis organiseert, neem je vaak in meerdere landen je producten af. Stel je eens voor dat je de btw van al deze producten en diensten in alle afzonderlijke landen zou moeten terugvragen én afdragen. Je begrijpt wel dat je als reisorganisator op deze manier veel tijd kwijt zal zijn aan deze administratie. Binnen de EU heeft men dit willen voorkomen en is de reisbureauregeling ontwikkeld.

Als touroperator zal je hier zeker mee te maken krijgen en helaas zijn de regels best ingewikkeld. VvKR heeft voor leden meer informatie beschikbaar over deze regeling. Overigens gelden er voor (delen van) reizen buiten de EU weer andere regels.

Gebruik VvKR-Logo

VvKR bestaat inmiddels 12,5 jaar en de naamsbekendheid van ons logo groeit met de dag. Klanten zien een logo van een branchevereniging als keurmerk en dat vindt VvKR ook belangrijk. Daarom moeten leden van VvKR aan een aantal voorwaarden voldoen. Als je lid wordt van VvKR mag je pas het VvKR-logo voeren als je aan al deze voorwaarden voldoet.

VvKR en startende reisondernemingen

VvKR is de ideale branche organisatie voor startende reisorganisaties. De vereniging is er voor, maar vooral ook door leden. We werken heel laagdrempelig en houden de kosten zo laag mogelijk.

We organiseren regelmatig bijeenkomsten voor onze leden en proberen ook jaarlijks een Masterclass voor Startende Reisorganisaties te organiseren.

Voor vragen en advies om een reisonderneming te starten of om lid te worden van VvKR kan je bellen naar 085 - 0604422 of mailen naar info@vvkr.nl. We helpen je dan graag verder.