Reisorganisatie starten: stappen, kosten en tips

Je wilt een reisorganisatie starten of bent er net één begonnen en vraagt je af wat je allemaal moet regelen om aan de slag te gaan. Of je bent ondernemer buiten de reisbranche en organiseert af en toe een reis.

Op deze pagina vind je een overzicht van belangrijke zaken wanneer je besluit zélf reizen te organiseren of een eigen reisonderneming te starten. Wil je dit stap voor stap uitwerken met voorbeelden en praktische formats? Bekijk dan het Handboek voor Startende Reisorganisaties.

Wil je eerst snel toetsen of je basis op orde is? Gebruik dan de Startcheck: wanneer mag ik reizen verkopen?

Iedereen mag reizen organiseren

In Nederland zijn geen specifieke vergunningen of diploma’s nodig om een reisorganisatie te beginnen. Houd er wel rekening mee dat het opzetten en runnen veel tijd kost, zeker als je het naast een andere baan wilt doen.

Zodra je reizen voor anderen aanbiedt en verkoopt, krijg je te maken met regels die consumenten beschermen. In veel gevallen val je onder de Europese Richtlijn Pakketreizen, met verplichtingen zoals insolventiebescherming, informatieplicht en hulp & bijstand.

Garantieregeling of garantiefonds is verplicht

Wanneer een reisorganisator pakketreizen of gekoppelde reisarrangementen aanbiedt, dan is deze organisatie wettelijk verplicht om maatregelen te treffen voor het geval van faillissement of dreigend faillissement (Burgerlijk Wetboek, Boek 7, Titel 7A, artikel 512). In Nederland regel je dit door je aan te sluiten bij een garantieregeling of een garantiefonds, zoals STO Garant, GGTO, VZR Garant of SGR.

De Autoriteit Consument & Markt (ACM) ziet toe op naleving en kan boetes uitdelen wanneer een reisaanbieder dit niet correct heeft geregeld.

Europese Richtlijn Pakketreizen

De richtlijn bestaat sinds de jaren negentig en beschermt reizigers die een combinatie van reisdiensten boeken die kwalificeert als pakketreis.

Definities zijn verruimd; sinds 2018 gelden zwaardere informatie- en aansprakelijkheidsplichten en we verwachten de komende jaren ook enkele aanpassingen. 

Daardoor raakt de richtlijn ook ondernemers buiten de reisbranche (yogaschool, fotograaf, coach, schoolreis, enz.).

“Ik organiseer maar één of twee reizen per jaar – moet ik dan ook voldoen?”

Ja. Zodra jouw reis voldoet aan de wettelijke omschrijving van pakketreis, val je onder de richtlijn, ongeacht frequentie.

Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel

Als reisondernemer moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Bij de KvK moet je opgeven of je aan reisbemiddeling of aan reisorganisatie doet. Denk vooraf goed na over welke rechtsvorm het best bij je past en onderzoek de voor- en nadelen.

Zorg bovendien dat je bedrijfsomschrijving bij de KvK aansluit bij de activiteiten die je daadwerkelijk gaat uitvoeren. Dit doe je onder andere door de juiste SBI-codes te kiezen. Op deze pagina noemen we als voorbeelden:

• Reisbemiddeling valt onder SBI-code 79110
• Reisorganisatie valt onder SBI-code 79120

Denk ook goed na over de naam van je organisatie en registreer de juiste handelsnaam bij KvK. Wil je lid worden van VvKR, dan gaat dat per handelsnaam. Deze handelsnaam moet geregistreerd staan bij de Kamer van Koophandel.

Reisorganisatie vs. Reisbureau

Een reisorganisatie is niet hetzelfde als een reisbureau. De termen reisorganisatie, reisbemiddeling en reisbureau worden nog wel eens met elkaar verward. Een reisbureau bemiddelt tussen de consument en een reisorganisatie. In de praktijk verkoopt een bemiddelaar soms ook pakketreizen.

Algemene Reisvoorwaarden

Het beschikken over goede Algemene Reisvoorwaarden is onmisbaar voor elke reisaanbieder.

• Bepaal zelf onder welke voorwaarden je reizen organiseert – binnen de grenzen van de EU- en Nederlandse wet- en regelgeving.

• VvKR-leden kunnen modelreisvoorwaarden gebruiken.

• Kopieer nooit klakkeloos voorwaarden van een ander, zeker als je nieuw bent in de branche.

Bedrijfsaansprakelijkheids­verzekering (AVB)

Voor de veilige uitvoering van je pakketreis en als bescherming voor zowel jouw reisorganisatie als je klanten is het hebben van een goede bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering belangrijk.

• Dekt financiële consequenties bij letsel- of zaakschadeclaims.

• VvKR biedt leden een collectieve AVB-regeling.

• Lidmaatschap vereist een AVB die aan VvKR-voorwaarden voldoet (check vooraf bij twijfel).

Verkoop van vliegtickets

Bied je reizen aan naar bestemmingen waar je naartoe kunt of moet vliegen, dan kun je ervoor kiezen om je reizen met of zonder vliegtickets te verkopen. Besluit je om de vlucht mee te nemen, dan zijn er in de praktijk drie opties:

• IATA-agent worden (meestal te kostbaar voor kleine organisaties).

• Zelf tickets boeken bij luchtvaartmaatschappijen (dit is niet gebruikelijk, en levert veel risico op).

• Samenwerken met een consolidator (we bevelen dit aan; je hebt dat een partner die meedenkt). Meer info via info@vvkr.nl.

Reisbureauregeling (btw)

Als reisondernemer kun je te maken krijgen met de bijzondere btw-regeling voor reisorganisaties (“Reisbureauregeling”).

• Van toepassing op organisaties die in meerdere landen diensten inkopen.
• Regels zijn complex; VvKR heeft hierover uitgebreide informatie voor leden.
• Buiten de EU gelden soms andere btw-regels voor delen van een reis.
• Vraag advies aan je boekhouder of accountant.
• Niet te verwarren met de Europese Richtlijn Pakketreizen.

Gebruik van het VvKR-logo

VvKR bestaat 15 jaar en de naamsbekendheid van zowel onze naams als ons logo groeit. Consumenten zien een branchelogo vaak als keurmerk. Leden mogen het logo pas voeren als ze aan alle VvKR-voorwaarden voldoen.

VvKR ondersteunt starters

Als startende reisondernemer heb je waarschijnlijk veel vragen en ben je op zoek naar wat je allemaal moet regelen om je zaken goed op orde te hebben. VvKR helpt je graag verder.

• Antwoord op vragen over regelgeving, verzekeringen en garantieregelingen.
• Mogelijkheid tot aanschaf van het Handboek voor Startende Reisorganisaties.
• Jaarlijkse Masterclass voor Starters en andere bijeenkomsten (check actuele data).
• Advies en informatie via 085-060 44 22 of info@vvkr.nl.

Startcheck: wanneer mag ik reizen verkopen?

Wil je snel toetsen of je basis op orde is voordat je gaat verkopen? Gebruik dan: Startcheck: wanneer mag ik reizen verkopen?

Handboek voor startende reisorganisaties

Wil je dit stap voor stap uitwerken met uitleg, voorbeelden en praktische formats? Bekijk dan: Handboek voor startende reisrganisaties

Handboek voor startende reisorganisaties

Wil je kleinschallig en duurzaam reizen organiseren. Bekijk dan: Handboek duurzaamheid voor kleinschakige reisorganisaties

Vragen?

Bel 085-060 44 22 of mail info@vvkr.nl .

We helpen je graag op weg als startende reisondernemer.